• Datenschutz für Freelancer: Rechtliche Fallstricke vermeiden

    Dein Unternehmen möchte nun mit den Freelancern, also mit freien Mitarbeitern arbeiten. Es hat mehrere Vorteile, wie flexibler Einsatz auf Rechnung ohne arbeitsrechtliche Verpflichtungen. Gleichzeitig gibt es dennoch rechtliche Fragen, die berücksichtigt und geklärt werden sollten. Denn je nachdem, wie eng ein Freelancer in dein Business eingebunden ist, gelten völlig unterschiedliche Spielregeln. Und die solltest du kennen – sonst drohen nicht nur Ärger mit der Datenschutzbehörde, sondern im schlimmsten Fall auch sozialversicherungsrechtliche Konsequenzen.

    Nun dieser Artikel befasst sich insbesondere mit den datenschutzrechtlichen Hürden.

    Freelancer ist nicht gleich Freelancer

    Wenn du externes Fachpersonal ins Boot holst und dieses für dich oder mit dir personenbezogenen Daten verarbeitet, kann das rechtlich ganz verschiedene Formen annehmen. Die DSGVO kennt mehrere Modelle, wie freie Mitarbeiter beim Thema Datenschutz als Datenempfänger einzuordnen sind:

    • Eigenständiger Verantwortlicher (Art. 24 DSGVO)
    • Gemeinsam Verantwortliche (Art. 26 DSGVO)
    • Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO)
    • Unterstellte Person (Art. 29 DSGVO)

    Welches Modell auf deine Situation zutrifft, hängt vom konkreten Arbeitsverhältnis ab. Und genau hier wird’s spannend.

    Der entscheidende Faktor: Wie viel Kontrolle übst du als Auftraggeber gegenüber einem Freelancer aus?

    Die zentrale Frage lautet: Wie stark gibst du dem Freelancer vor, was er wie zu tun hat?

    Viel Eigenverantwortung
    Entscheidet der Freelancer selbst, zu welchem Zweck und auf welche Weise er Daten verarbeitet, agiert er als eigenständiger Verantwortlicher. Er ist dann datenschutzrechtlich ein Dritter und trägt selbst die volle Verantwortung. Falls ihr gemeinsam über Zweck und Art der Datenverarbeitung bestimmt, liegt eine gemeinsame Verantwortlichkeit vor. In beiden Fällen bedarf es eines Datenverarbeitungsvertrags – Data Processing Agreement, der klar die Verantwortlichkeiten sowie ihre Grenzen regelt.

    Weisungsgebunden, aber organisatorisch selbstständig = Auftragsverarbeiter
    Allein der Begriff „weisungsgebunden“ ist im Kontext eines Freelancer-Vertrags schon knifflig. Doch sollte ein Freelancer in deinem Auftrag Daten verarbeiten und diese Arbeit auf deine Weisung gebunden sein, handelt es sich um eine Auftragsverarbeitung.

    Achtung! Hier ist es jedoch wichtig zu beachten, dass obwohl jemand nach deinen inhaltlichen Vorgaben arbeitet, sollte er sich dennoch von deiner Organisation soweit wie möglich abgrenzen, z.B. durch Nutzung eigener Tools oder durch die eigenständige Entscheidung über Arbeitszeit und -ort. In diesem Fall brauchst du zwingend einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), der genau regelt, was wie zu tun ist und insb. dass die Weisungen sich ausschließlich auf die Datenverarbeitung beziehen.

    Wann ist ein Freelancer wie ein Angestellter einzustufen?

    Wenn dein Freelancer faktisch wie ein Angestellter arbeitet, kann er als „dem Verantwortlichen unterstellte Person“ i.S.v. Art. 29 DSGVO gelten. Das klingt erstmal praktisch, hat aber seine Tücken.

    Folgende Punkte sprechen dafür, dass jemand rechtlich wie ein Mitarbeiter behandelt wird:

    • Arbeitet mit deiner Hard- und Software
    • Hat feste Arbeitszeiten in deinen Räumen
    • Nutzt deine Zeiterfassungssysteme
    • Trägt einen Mitarbeiterausweis
    • Liefert regelmäßige Projekt-Reports ab
    • Hat kaum eigenen Gestaltungsspielraum bei der Aufgabenerfüllung
    • Ist in Abläufe eingebunden wie deine Festangestellten

    Achtung Scheinselbstständigkeit!

    Jetzt wird’s heikel: Wenn jemand so eng eingebunden ist wie ein Angestellter – warum ist er dann überhaupt noch „selbstständig“? Hier lauert die Gefahr der Scheinselbstständigkeit, die für beide Seiten massive arbeits-, sozialversicherungs-, steuer- und sogar strafrechtliche Folgen haben kann.

    Scheinselbstständigkeit liegt vor, wenn jemand formal als Selbstständiger beauftragt wird, faktisch aber abhängig beschäftigt ist und eigentlich sozialversicherungspflichtig angestellt sein müsste.

    Zusätzliche Warnsignale sind:

    • Keine Tätigkeit für andere Auftraggeber
    • Wettbewerbs- und Nebentätigkeitsverbote
    • Kein Einsatz eigenen Kapitals oder eigener Ressourcen
    • Unmöglichkeit, Dritte für die Leistung einzusetzen

    Wichtig zu verstehen: Die datenschutzrechtliche Einordnung ist nicht identisch mit der sozialversicherungsrechtlichen Beurteilung. Du kannst jemanden nach Art. 29 DSGVO als unterstellte Person einstufen, ohne dass automatisch Scheinselbstständigkeit vorliegt – aber die Bereiche überschneiden sich stark. Deshalb: Augen auf bei der Vertragsgestaltung!

    So vermeidest du Fehler

    Die unterschiedlichen Einordnungen erfordern eine genaue Einzelfallprüfung. Unser Tipp:

    1. Analysiere die tatsächliche Zusammenarbeit – nicht nur, was im Vertrag steht
    2. Unterscheide klar zwischen Auftragsverarbeitung und Art. 29 DSGVO – nutze Art. 29 nicht als Ausrede, um einen ordentlichen AVV zu umgehen
    3. Dokumentiere alles sauber – präzise Verträge sind dein bester Schutz
    4. Überprüfe regelmäßig – Arbeitsbeziehungen entwickeln sich, und damit auch die rechtliche Einordnung

    Legal Living Hub übernimmt das für dich

    Klingt kompliziert? Ist es auch. Aber dafür gibt es uns.

    Bei Legal Living Hub unterstützen wir Kleinunternehmen wie deins dabei, rechtlich auf der sicheren Seite zu stehen. Wir analysieren deine Freelancer-Zusammenarbeit, ordnen sie datenschutzrechtlich korrekt ein und erstellen die passenden Verträge – ob AVV, Vereinbarung zur gemeinsamen Verantwortlichkeit oder Vertraulichkeitserklärungen.

    So kannst du dich auf dein Business konzentrieren, während wir sicherstellen, dass du weder von der Datenschutzbehörde noch von der Rentenversicherung unangenehme Post bekommst.

    Lass uns über deine Freelancer-Situation sprechen – gemeinsam finden wir die rechtlich saubere Lösung für dein Unternehmen.